Date de début : Dès que possible
Date limite de candidature : 8 janvier
Lieu : Bruxelles
Expérience : 3 ans minimum
Horaire : Temps plein
À propos de CLERENS
CLERENS est une entreprise de conseil en affaires publiques et communication basée à Bruxelles. Nous sommes spécialisés dans la défense d'intérêts, l'évaluation des risques politiques et réglementaires, le financement public et la communication stratégique. Nous avons une expertise approfondie dans les domaines de l'énergie, de l'environnement, du climat et de la mobilité.
Résumé du poste
Nous recherchons un(e) dynamique Responsable Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe de consultants. Relevant du Directeur Général et du Comité Exécutif, vous serez responsable de l'administration du bâtiment et de la gestion du bureau, assurant un soutien optimal à nos employés.
Principales tâches
2/3 du temps:
• Filtrer et gérer les courriels et les appels téléphoniques en anglais et en français, transférer les messages, prendre des rendez-vous et réserver des salles de réunion.
• Trier/distribuer le courrier entrant et organiser/envoyer le courrier sortant, gérer les livraisons et les services postaux.
• Gérer les espaces communs (cuisine, salle d'attente, salles de réunion, salle d'impression, etc.), en veillant à ce que l'espace soit propre, l'équipement fonctionnel, les fournitures disponibles et en fournissant une assistance et des conseils aux membres de l'équipe au besoin.
• Entretenir le matériel de bureau (équipement de cuisine - machine à café, réfrigérateur, etc. - équipement technique - écrans, microphones, lumières, téléphones, etc.).
• Commander et gérer les fournitures (fournitures de bureau, cuisine, équipement technique, etc.) et assurer le suivi auprès des fournisseurs si nécessaire (société de nettoyage, assurances, restauration, etc.).
• Gérer les salles de réunion : préparer et ranger les salles de réunion ; veiller à ce que des rafraîchissements soient fournis (café, déjeuner, gestion des services de restauration, selon les circonstances) ; garantir que l'équipement technique de la salle de réunion (écrans, microphones, lumières, etc.) soit propre et fonctionnel.
• Organiser les déplacements des membres de l'équipe : réserver des hôtels, des billets d'avion, etc.
• Organiser et/ou fournir un soutien logistique dans l'organisation d'événements et de réunions : activités de renforcement d'équipe, formations, etc.
• Effectuer d'autres tâches administratives, au besoin.
1/3 du temps:
• Administrer les biens immobiliers de l'entreprise : visites, organiser et assurer le suivi des travaux/réparations.
Exigences et compétences
• Expérience professionnelle dans des rôles de secrétariat/administration.
• Solides connaissances des programmes Microsoft Office : Word, Excel, Outlook, etc.
• Flexibilité et capacité d'adaptation aux situations et besoins changeants.
• Autonomie dans la résolution de problèmes pratiques.
• Esprit coopératif et flexible, orienté vers le travail d'équipe.
• Capacité d'apprentissage rapide et attitude entrepreneuriale.
• Excellente maîtrise de l'anglais requise.
Nous offrons
• Contrat de travail à durée indéterminée.
• Salaire compétitif (à convenir).
• Environnement de travail multiculturel et stimulant.
• Tickets repas.
• 25 jours de congé par an, plus une fermeture entre Noël et le Nouvel An.
Veuillez envoyer une lettre de motivation et un CV (max. 1 page chacun - en raison du nombre élevé attendu de candidatures, les candidatures plus longues pourraient ne pas être prises en compte) par e-mail à jobs@clerens.eu en indiquant "Responsable Administratif(ve) CLERENS" dans l'objet du message
Localisation de l'offre d'emploi: Schaerbeek
Contrat Offert: CDI
Expérience requise: expérience
Diplôme requis: diplôme
CLERENS | | t.otuszewski@clerens.eu |
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