Description de fonction

Notre client est un cabinet d'orthodontie, alliant modernité et utilisant des nouveaux traitements à la pointe de la technologie.
Afin d'accompagner le fort développement de ce cabinet situé à RHODE-SAINT-GENESE (1640), nous recherchons un(e) :
OFFICE MANAGER (H/F)

LE POSTE
Très intégré(e) au sein du cabinet composé d'un orthodontiste et d'une assistante dentaire, votre poste consiste à assurer le pilotage administratif, financier et managérial du cabinet.
Vous travaillerez en binôme avec l'orthodontiste responsable légal du site et vous serez en permanence en relation étroite avec la direction du groupe basée dans le Sud-Ouest de la France. Votre fonction vous amènera à animer l'équipe en place.

LES MISSIONS
En véritable relai de la Direction du groupe, vous assurez en local le déploiement, le contrôle, et le suivi des différentes procédures permettant le fonctionnement optimal du site de Rhode-Saint-Genèse.

1. GESTION ADMINISTRATIVE ET RESSOURCES HUMAINES
- Planification de la répartition des tâches de l'équipe
- Préparation et affichage des plannings des collaborateurs
- Préparation des bulletins de salaire de l'équipe en lien avec le cabinet comptable : saisie des heures travaillées, gestion des absences, gestion des heures supplémentaires
- Planification et suivi des congés payés de l'équipe

2. GESTION COMPTABLE
- Suivi de la comptabilité quotidienne en lien avec la direction du groupe
- Gestion des remises de chèques et des dépôts en banque
- Gestion des caisses d'assurance maladie et caisse tiers
- Gestion des prélèvements automatiques
- Relance des impayés, suivi des contentieux, soldes débiteurs patients
- Application de la stratégie financière du cabinet en lien avec la direction du groupe
- Réalisation de tableaux de bords de suivi de l'activité pour la Direction
- Suivi de la trésorerie
- Paiement des factures

3. QUALITE - MAINTENANCE
- S'assurer que le cycle de l'asepsie est bien respecté
- Animer la politique qualité du cabinet auprès de l'ensemble des équipes
- Alimenter le système documentaire qualité, effectuer une veille régulière
- Définir la démarche d'amélioration continue
- Suivre et organiser les opérations de maintenance avec les prestataires extérieurs

4. PILOTAGE DU CABINET
- Déploiement des stratégies et des procédures au sein du cabinet
- Reporting régulier au Siège des informations et des indicateurs du cabinet
- Gestion de toutes les commandes et factures du cabinet : fournitures de bureau, fournitures médicales, etc.
- Gestion de l'agencement général du cabinet avec suivi de la qualité du ménage et de la propreté des locaux
- Conduite des outils de communication interne et externe du cabinet (site, réseaux sociaux, image du Groupe)

Le poste impliquant de la polyvalence, vous pourrez être amené à remplacer, au pied levé, une secrétaire, en cas de besoin, pour, par exemple, intervenir sur la présentation du programme de traitement ou rappeler des patients, etc.

Profil recherché

Profil pour le poste

De formation minimum Bac+2 (Assistant PME/PMI, Assistant de gestion), vous avez impérativement une expérience significative (5-10 ans) sur un poste similaire. Une expérience équivalente dans le secteur de l'hôtellerie pourrait notamment vous être très utile.

Structuré(e) et organisé(e), vos qualités de gestionnaire vous permettent d'administrer de manière très autonome un cabinet.
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous savez développer et entretenir des relations de qualités avec vos différents interlocuteurs.

Vous êtes bilingue flamand et parlez couramment anglais.

Vous maîtrisez évidemment le Pack office (Word, Excel, PowerPoint) et avez une bonne aisance avec les outils de communication digitale (Web et réseaux sociaux).

Prise de poste souhaitée : Dés que possible.

Informations complémentaires

Localisation de l'offre d'emploi: Rhode St Genèse
Contrat Offert: CDI
Expérience requise: 2 - 5 ans exp.
Diplôme requis: Bachelier

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PERSPECTIVES RH | | candidature@rh-perspectives.com |

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