Colloquium

Congress Accommodation Coordinator

Description de fonction

Qui sommes-nous ?
Depuis 60 ans, nous travaillons au côté de sociétés savantes pour l’organisation de leurs congrès et événements. Plus largement, notre mission est de les accompagner tout au long de l’année dans l’organisation de leur congrès que ce soit en présentiel, digital ou en hybride !
Ce poste est basé à Bruxelles ou à Paris.

VOS MISSIONS
Au sein de notre équipe hôtellerie, vous accompagnez au quotidien les participants aux grands congrès européens (entre 100 et 10 000 participants) pour la gestion de leur hébergement.
Une gestion complète : Avant - Pendant - Après
Demande d’offres et prise d’options dans les hôtels sélectionnés. Analyse et ajustement des contingents (ajout ou annulation).
Visite des hôtels selon la destination
Création du dossier commercial et du site de réservation en ligne pour les groupes et les individuels avec plan de la ville, catégories d’hôtel
Gestion quotidienne des demandes de réservations individuelles et/ou groupes.
Surveillance régulière des allotements et ajustements des contingents si nécessaire
Gestion des contrats avec les groupes et leur facturation
Paiement des acomptes aux hôtels
Envoi et vérification des "rooming lists"
Présence sur site afin d’assurer une arrivée sereine à vos participants et régler les demandes / modifications de dernière minute
Rapports statistiques, débriefing et enquête de satisfaction

Profil recherché

VOTRE PROFIL
Vous êtes TRÈS rigoureux, dynamique et réactif
Vous êtes polyvalent, vous passez sans problème d’une tâche à l’autre (plusieurs congrès à gérer en même temps avec chacun ses spécificités).
Vous avez le goût du travail en équipe mais vous êtes également autonome
Vous avez un vrai sens du service client et d’excellentes capacités de communication
Flexibilité au niveau des horaires – surtout en période de congrès
Maîtrise orale et écrite du français et anglais

Informations complémentaires

Localisation de l'offre d'emploi: Auderghem
Contrat Offert: CDI
Expérience requise: 0 - 2 ans exp.
Diplôme requis: diplôme

Contact - Postuler

Colloquium | | h.desmazieres@caccommodation.com |

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